7 Cara Aman Menggunakan Aplikasi Zoom untuk Aktivitas Sehari-Hari

Cara menggunakan aplikasi zoom/dok. (Shutterstock)

Fimela.com, Jakarta Di masa Covid-19 ini aplikasi meeting online seperti Zoom sudah tidak asing lagi digunakan bagi para pekerja hingga anak-anak sekolah.

Tujuan menggunakan Zoom tentu untuk mempermudah dalam hal pekerjaan, belajar, dan berkomunikasi dengan orang lain secara virtual, karena di masa ini kita diharuskan untuk tidak bertemu orang lain.

Zoom menyediakan akses gratis selama 40 menit dan bisa memuat hingga ratusan peserta. Namun mesti memiliki manfaat tentu kita harus hati-hati dalam menggunakan aplikasi online ini. Bahkan, dibeberapa khasus terjadi Zoombombing di mana orang tidak dikenal bsa tiba-tiba masuk dan mengganggu pertemuan.

Berikut ini beberapa hal yang bisa dilakukan ketika menggunakan zoom.

1. Jadwalkan meeting

Jika menjalankan banyak rapat—misalnya, dengan klien—tetapi tidak memiliki asisten, mungkin ingin menghubungkan aplikasi penjadwalan, Zoom, dan kalender. Setiap kali seseorang memiliki janji temu di aplikasi penjadwalan, misalnya, Zapier dapat secara otomatis membuat rapat Zoom baru dan menambahkannya ke aplikasi apa pun yang digunakan untuk kalender pribadi.

2. Lihat siapa yang hadir

Katakanlah menggunakan Zoom untuk mengadakan acara wajib, seperti kuliah universitas atau bekerja. Kalian mungkin ingin tahu siapa yang hadir. Kalian bisa mendapatkan informasi itu dari laporan setelah rapat selesai.

Daftar peserta untuk semua rapat ada di bagian Manajemen Akun Zoom > Laporan. Cari Laporan Penggunaan, lalu klik Rapat untuk menemukan rapat yang diinginkan, pilih jenis laporan dan rentang tanggal, dan buat laporan.

Persyaratan: Untuk membuat daftar peserta, Anda harus menjadi 1) pembawa acara rapat, 2) dalam peran dengan Laporan Penggunaan diaktifkan, atau 3) administrator atau pemilik akun. Juga memerlukan paket Pro, Mitra API, Bisnis, atau Pendidikan.

Guna menghalau gangguan tampilan seperti peserta yang tiba-tiba melakukan screen sharing, kamu bisa membatasinya.

Membatasi Screen Sharing ini dengan mengetuk tanda panah pada bagian ‘Share Screen’ di sisi bawah layar.

Kemudian, pada menu ‘Advance Sharing Option’ pilih opsi ‘Only Host’ tepat di bawah pertanyaan ‘Who Can Share?’.

Itu akan memberikan kendali screen sharing hanya kepada Host acara Zoom Meeting tersebut.

4. Manage Participant

Kelas online — Ilustrasi mengikuti kelas online tentang kopi (ShutterStock/By Yarrrrrbright)

Mute mikrofon bisa dilakukan agar suara dari luar tidak mengganggu. Host bisa memblokir suara yang bersumber dari peserta yang tidak diinginkan, mengganggu, atau tidak pantas. Host bisa secara manual mematikan satu persatu mikrofon peserta atau mematikannya sekaligus.

Pengguna juga bisa mengaktifkan ‘Mute Upon Entry’ pada pengaturan Zoom untuk mencegah mikrofon menyala ketika peserta masuk.

Selain itu, Host dan Co-Host mampu menjeda rapat untuk menghapus atau melapor peserta yang melanggar aturan.

Ketuk ikon ‘Security’ untuk mengaktifkan ‘Suspend Participant Activities’ guna menghentikan sementara semua video, audio, obrolan, anotasi, screen sharing, dan recording. Masing-masing fiturnya bisa diaktifkan kembali oleh Host.

Pelaksana juga bisa membatasi hanya pengguna yang sign-in dengan akun mereka yang bisa join ke acara.

5. Waiting room

Waiting Room adalah area sebelum ruang utama yang menghentikan peserta sementara untuk bergabung sampai mereka mendapat izin.

Host dapat menyesuaikan pengaturan Waiting Room untuk kontrol tambahan, dan pengguna bahkan dapat mempersonalisasi pesan yang dilihat orang saat mereka memasuki Waiting Room.