5 Tata Cara Mengirimkan E-mail yang Baik dan Menarik ke Media

Sebagai wanita kantoran, kemungkinan besar email masih menjadi alat komunikasi yang paling sering kamu gunakan di tempat kerja. Jika kamu menjadi pengirim email ke media, beberapa tips dari Andrew Prasatya berikut ini bisa kamu lakukan nih, ladies.

Sebagai seorang content marketer di perusahaan rintisan yang berlokasi di Kuala Lumpur, namun beroperasi di 7 negara di Asia Tenggara, 90% komunikasi eksternal saya lakukan dengan menggunakan email. Termasuk untuk mengirimkan cerita dan hasil riset ke media.

Dengan kondisi seperti ini, saya harus bisa membuat email yang baik. Dari ribuan e-mail yang saya kirimkan, ada 5 tata cara yang harus kita perhatikan ketika ingin mengirimkan email ke media.

1. Kirimkan ke Orang yang Tepat

Setidaknya ada dua cara menghubungi media melalui email. Pertama, kita bisa mengontak mereka melalui email umum seperti (redaksi@media.com). Atau, kita juga bisa mengontak mereka melalui email personal, contohnya (andrew@media.com).

Tingkat respon dan juga publikasi yang saya dapatkan, 80% lebih tinggi ketika menghubungi mereka melalui email personal dibandingkan dengan email umum. Ada beberapa strategi yang bisa digunakan untuk mendapatkan email personal media.

1. Bertanya. Kita bisa bertanya pada teman, keluarga atau kerabat yang memiliki hubungan dengan media.
2. Menggunakan media sosial. Hampir 100% orang-orang yang bekerja di media, khususnya media online, memiliki minimal satu media sosial. Ini adalah salah medium yang paling efektif untuk berhubungan dengan mereka. Bisa juga memaksimalkan LinkedIn untuk berhubungan dengan penulis dan juga editor atau membaca artikel-artikel yang ada di media tersebut. 
3. Baca laman redaksi media. Rata-rata media menunjukkan nama editor atau penulis. Beberapa media menyediakan alamat email dari editor dan juga jurnalis mereka. Biasanya laman ini terletak di bagian atas atau bawah dari website berita tersebut.

2. Buat Subjek Email yang Menarik

Setiap hari, editor dan jurnalis mendapatkan setidaknya 20-50 email dari berbagai perusahaan yang ingin diliput. Dengan waktu yang sangat terbatas, mereka harus memilih email mana yang harus dibuka dan dibaca terlebih dahulu. Hal pertama yang akan mereka lihat ketika ada email masuk adalah “subjek”. Jadi, pastikan kita membuat subjek email yang “unik”.

Ada beberapa aturan yang bisa kita ikuti untuk membuat subjek email yang “unik”.

1. Harus singkat. Subjek email yang singkat akan lebih terbaca dan menarik untuk mereka. Terlebih lagi, 40% dari orang membuka email mereka dari telepon genggam.
2. Buat orang merasa spesial. Perasaan eksklusivitas akan lebih mendorong mereka untuk membuka email dari kita. Beberapa ungkapan yang bisa digunakan adalah: “Undangan Khusus”; “Konten Eksklusif untuk Media A”; “Pengumuman Eksklusif” dan sebagainya.
3. Jelaskan apa yang ada di email. Bagi orang-orang yang mendapatkan email lebih dari 25 setiap harinya, mereka harus mengetahui apa isi dari email yang masuk, sebelum membukanya. Jadi, pastikan kita bisa menjelaskan isi dari email kita secara singkat di bagian subjek. Namun ingat, harus singkat, padat, dan jelas.

3. Buat Email yang Sifatnya Personal

Email yang sifatnya personal, mendapatkan perhatian lebih dari mereka. Kita dapat membuat email yang bersifat personal dengan cara-cara ini:

1. Sebutkan nama mereka atau nama media. Nama adalah hal yang spesial bagi seseorang. Ketika kita menyebutkan nama mereka di email, mereka akan merasa lebih dihargai dan akhirnya memutuskan untuk membaca email dari kita. Contohnya “Pagi mas Andrew”, atau “Saya ingin membagikan informasi peluncuran perusahaan saya untuk media A”.
2. Memiliki konteks. Bagi editor, untuk membuat sebuah cerita yang bagus, mereka membutuhkan karakter yang hebat. Mereka butuh seseorang dengan kepribadian, pendapat, cerita hebat yang ingin dibagikan, dan juga perspektif. pastikan konten di email kita bisa mendapatkan perhatian mereka.

4. Buat Konten yang Terstruktur di Badan Email

Sama seperti pidato, untuk membuat konten email yang menarik, kita harus menceritakan sebuah cerita. Sebuah email yang baik setidaknya memiliki pembuka, inti, dan juga penutup.

• Pada bagian pembuka terdiri dari perkenalan singkat mengenai siapa kita, dari mana kita mendapatkan kontak mereka, dan mengapa kita mengirimkan email ini ke mereka. 
• Bagian inti terdiri dari hal utama yang ingin kita berikan ke media. Bisa berupa penjelasan penawaran kerja sama, penjelasan singkat mengenai riset, undangan liputan, atau hal-hal lainnya.
• Bagian penutup tidak harus menyimpulkan hal-hal yang sudah kita jelaskan di atas, namun kita harus memberikan “call-to-action” yang jelas atau apa yang kita ingin mereka lakukan. Setelah itu, jangan lupa menutup email dengan salam.

5. Kirim Pada Waktu yang Tepat

Untuk membuat tingkat keberhasilan email kita lebih besar, kita harus tahu kapan waktu terbaik untuk mengirimkan email ke media. Berdasarkan hasil wawancara saya dengan media, beberapa dari mereka merekomendasikan mengirimkan email pada jam 8-11 pagi hari, atau jam 4-6 sore.

• Kirimkan email pada saat jam kerja. Kebanyakan orang akan memilih untuk beristirahat dan tidak membaca email terkait pekerjaan. Banyak riset yang menyebutkan bahwa waktu terbaik untuk mengirimkan email adalah jam 8 pagi sampai 12 siang.
• Jika emailnya memiliki elemen waktu, pastikan kita memberi mereka waktu untuk berpikir. Contohnya, jika ingin meminta waktu untuk bertemu, kita bisa mengirimkan email 3-4 hari sebelumnya. Karena mereka juga memiliki hal-hal yang harus dilakukan, beri mereka waktu untuk untuk membaca, berpikir dan juga membalas email kita.

Email yang baik tidak hanya bagus untuk pekerjaan kita, namun juga bermanfaat untuk personal branding kita. Ketika kita secara konsisten mengirimkan email yang baik, media akan mengingat kita dan ini akan meningkatkan kesempatan untuk mendapatkan perhatian mereka.

Karena email yang ditulis dengan buruk, tidak jelas, dan tidak efektif dapat membuang-buang waktu dan juga bisa merusak reputasi kita dengan meninggalkan kesan buruk bagi orang yang menerimanya. Maka belajar lah menulis email yang baik kepada media ya ladies.

Oleh: Andrew Prasatya dari iPrice.com, kunjungi pula website iPrice.com di sini.

• Punya Puluhan Bisnis, Ini Rahasia Sukses Raffi Ahmad
• Mencari Pengalaman Kerja Tak Harus dengan Loncat-Loncat Perusahaan
• 4 Hal yang Akan Terjadi Jika Tujuanmu Kerja Cuma demi Uang
• Nyaman di Tempat Kerja Memang Enak, Tapi Membuatmu Miskin Inovasi
• Buku Global Career (Handi Kurniawan), Banyak Tips dan Inspirasi Soal Karier